En attraktiv arbetsgivare

Digitalisering av HR med stora möjligheter

  • Andelen administrativt arbete inom HR är betydande
  • Stort fokus på digitalisering av HR pågår - men förändring är svårt
  • “Lean” baserad förändring oftast enklast och bäst
  • Var proaktiv i att omdefiniera HR till en strategisk roll

HR funktionen är kritisk för att bli en framgångsrik arbetsgivare. Medarbetarna är nyckeln till företagets framgång (se separat perspektiv Bli en mer attraktiv arbetsgivare) och representerar för de allra flesta företagen den största kostnadsposten. Ändå arbetar HR i de flesta organisationer framförallt med administrativa processer och inte strategiskt. I till exempel en artikel från McKinsey & Company från 2017 resoneras kring HR fortsatt i många organisationer är en administrativ stödfunktion och man refererar bland annat till att tidsstudier visar att HR enheter fortsatt lägger ca 60% av sin tid på administrativt arbete. En studie från 2012 av Center for Effective Organizations från University of South California visar hur andelen administrativ tid i HR funktionen varit konstant sedan mätningen började 1995. Slutsatsen är att det pågått en diskussion länge kring hur HR kan arbeta mer strategiskt - men sanningen är oftast att HR även idag fokuserar mycket på administrativa processer.

Anledningen till att HR arbetar så mycket administrativt är i många fall att man inte standardiserat och digitaliserat sina processer. I marknaden pågår nu mycket aktivitet och i en studie från EY från 2016 fann man att ca 75% av tillfrågade organisationer hade någon form av digital HR portal - och att man planerar fortsatta investeringar i digitalisering av HR över princip alla processer.

När nu HR investerar i digitalisering kan det vara värt att att notera att ofta går större förändringsprojekt fel. Till exempel i en artikel av McKinsey & Company från 2017 refereras till att bara ca 30% av förändringsprojekt når sina affärsmål. En otydlig problembeskrivning, för stort omgång och för fragmenterade resurser leder till att projekten har svårt att komma i mål. Framgångsrika organisationer arbetar snarare utifrån förändringsprinciper grundade i “Lean” (en ledningsfilosofi utvecklad av Toyota) med väl definierade problem utifrån vardagen i frontlinjen och små kontinuerliga förbättringar. I en intressant intervju av McKinsey & Company med Amazon beskrivs hur Amazon utvecklat sin IT plattform genom kontinuerliga förbättringar av mycket konkreta problem.

Vilka processer

För att digitalisera HR måste man först ha en tydlig bild kring hur tidsallokering ser ut och var det finns effektiviseringspotential. Det räcker dock inte att identifiera att ca 60% av tiden läggs på administrativt arbete - det måste brytas ner per process för att man ska förstå möjligheten (t.ex. i rekrytering, lön/förmåner, medarbetarsamtal, utbildning etc). För varje process behöver man identifiera vilka aktiviteter som driver manuellt arbete - och titta på vilka möjligheter som finns till digitalisering. Som alla förändringsprojekt behöver man sedan prioritera vilka möjligheter som ger bäst resultat till lägst investering och risk. Oftast är det bättre att bryta ner förändringen i mindre projekt - därigenom blir det enklare och organisationen ser kontinuerlig förbättring (istället för att vänta flera år till en ny plattform är på plats - och där risken är stor att den inte löser konkreta problem).

Stora förändringsprojekt går ofta fel då man inte varit tydlig i problem definitionen. Om man sedan kommer till en systemleverantör med en otydlig problemdefinition är risken stor att det slutar i ett stort IT projekt med en mängd anpassningar. För IT-leverantören är det inget problem - implementation och kundanpassningar är mycket lönsamt - men för kunden blir det dyrt och dåligt.

Hur

När en organisation väljer att digitalisera sina HR processer behöver man välja systemstöd. Generellt så går hela marknaden till molnbaserade lösningar baserade på “SaaS” (mjukvara som en tjänst). Fördelen med molnbaserade lösningar är att leverantören ansvarar för drift av plattformen och med professionalisering av it drift genom globala aktörer som Amazon, Microsoft och Google är säkerheten mycket hög.

Inom “SaaS” marknaden finns det två oftast två alternativ - integrerade lösningar eller fokuserade lösningar (s.k. “best of breed”). Generellt pågår en trend mot att företag väljer fokuserade lösningar då de erbjuder en mycket lägre kostnad (främst för implementation men även för drift), är riktigt bra på ett fåtal konkreta problem (istället för att vara ok på många problem) och den tekniska utvecklingen mot öppna “APIs” (teknisk lösning för kommunikation mellan IT system) gör integration mellan olika fokuserade lösningar enklare. I studie från EY från 2016 är det tydligt att valet mellan integrerade lösningar och fokuserade lösningar är beroende på typ av process. Det är svårt att ge en generell rekommendation - men beslutet bör grundas i det konkreta problem man vill lösa. Oftast kan en fokuserad lösning erbjuda en mycket snabbare implementation till en lägre kostnad.

Omdefiniera HR rollen

För företag som är framgångsrika i digitalisering av HR krävs en tydlig vision av den framtida rollen. Med frigjorda resurser bör HR arbeta mycket närmare ledning med att attrahera och utveckla kompetens samt bidra till ett positivt förändringsarbete. Detta arbete kräver ofta att man tar en aktiv diskussion med övrig ledning kring HRs framtida roll samt att man ser över den interna kompetensen då strategisk HR kräver andra kompetenser än administrativ HR. För att motivera investering i digitalisering av HR processer är det också viktigt att man reducerar kostnader för administrativ HR och att man följer upp förändringen.

Dela

Investeringar i värdepapper och fonder innebär alltid en risk. En investering kan både öka och minska i värde och det är inte säkert att du får tillbaka det investerade kapitalet. Advinans står under tillsyn av Finansinspektionen.
Copyright © 2018 Advinans